La segnalazione può avere ad oggetto qualsiasi comportamento, azione od omissione da parte un soggetto appartenente all’organizzazione aziendale, che viola disposizioni normative e che lede o può ledere l’interesse pubblico o l’integrità della Capogruppo e/o delle Controllate. La segnalazione può riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il whistleblower, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.
A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può riguardare comportamenti, azioni od omissioni che consistono in:
- Violazioni delle disposizioni normative nazionali – In tale categoria vi rientrano a titolo esemplificativo e non esaustivo: gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, i reati presupposto per l’applicazione del d.lgs. n. 231/2001 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel citato d.lgs. n. 231/2001, le violazioni delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, le violazioni delle norme in materia di intermediazione finanziaria e disciplinanti l’attività bancaria.
- Violazioni di leggi e regolamenti del Codice Etico di Gruppo o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare.
- Violazioni del diritto dell’Unione Europea – In tale categoria vi rientrano a titolo esemplificativo e non esaustivo:
- Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- Atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti tre punti.
Gli elementi che devono essere riportati all’interno delle segnalazioni sono:
- Indicazione che si tratta di una segnalazione per la quale si intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione ai sensi della normativa Whistleblowing. Tale specificazione comporta, laddove la segnalazione pervenga erroneamente a un soggetto non competente oppure attraverso un canale diverso da quelli specificamente previsti, che la segnalazione non venga trattata come segnalazione ordinaria e, pertanto, senza le tutele previste per il whistleblower, ma che debba essere trasmessa dal ricevente tempestivamente (non oltre sette giorni) al Responsabile di Internal Audit;
- La società del gruppo a cui si riferisce la segnalazione;
- I dati della persona segnalante, indicando i canali di contatto per dare seguito alle successive interlocuzioni. Tali dati non sono obbligatori in quanto la segnalazione può essere anche in forma anonima ma, in tal caso, qualora si rendessero necessarie delle integrazioni la segnalazione potrebbe non essere efficacemente indagata;
- I fatti circostanziati e riscontrabili (e quindi, ciò che è accaduto, quando è accaduto, dove si è verificato) e le informazioni e i dati necessari ad individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita;
- Eventuali conflitti di interesse della persona segnalante collegati alla segnalazione;
- Eventuali corresponsabilità della persona segnalante delle violazioni;
- Gli elementi probatori (con eventuale documentazione allegata se disponibile) funzionali all’analisi delle segnalazioni;
- L’eventuale persona, se operante nel medesimo contesto lavorativo, che ha dato assistenza nel processo di segnalazione.
Di seguito si porta a conoscenza di tutto il personale la relazione annuale sul corretto funzionamento del processo interno, contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute: Relazione annuale sul corretto funzionamento del sistema di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing) 2023
Si aggiunge che il sistema delle segnalazioni si compone anche delle seguenti modalità di trasmissione, in cui sono garantite le medesime tutele già descritte in tema di riservatezza, trattamento dei dati e ritorsioni, attivabili in presenza di determinate condizioni, come precisato di seguito.
